Bijgewerkt op 20 november 2023
Adressen ontdubbelen is voor het uploaden van je mailinglijst is niet nodig, op voorwaarde dat je alle adressen in dezelfde lijst zet. Maar het is sowieso een goed idee om alle adressen in dezelfde lijst te zetten, want dat scheelt in de kosten.
Als je de betaalde versie van Mailchimp gebruikt dan is het belangrijk dat je adressen niet tweemaal in je account staan, want als dat wel zo is dan kun je gemakkelijk in een hoger tarief vallen dan nodig is.
Maar als je alle adressen op dezelfde lijst zet hoef je je over eventuele dubbele adressen geen zorgen te maken. Als je 1 mailinglijst gebruikt zorgt Mailchimp ervoor dat er geen dubbele adressen op je lijst staan.
Alle adressen op dezelfde lijst
Je moet dus zorgen dat je adressen op één lijst staan. Als je adressen op meer dan één lijst staan heb je twee en mogelijk zelfs drie problemen:
- Misschien komt hetzelfde adres op méér dan 1 lijst voor en hoe vaker het adres op je lijsten voorkomt, hoe duurder dat adres voor jou is. En als je na 15 mei 2019 gestart bent met Mailchimp kun je in de gratis versie zelfs geen extra lijsten aanmaken
- Je kunt afmeldingen niet correct verwerken
- En je hebt eventueel gehannes met lijsten verhuizingen van abonnees en ander onnodig gerommel
Maar als je adressen op één lijst staan dan hoef je ze niet te ontdubbelen. Je kunt duizend keer proberen hetzelfde adres te uploaden, maar het adres zal niet dubbel op je mailinglijst komen te staan.
Ieder adres kan niet vaker dan éénmaal op je lijst staan, adressen ontdubbelen hoeft dus niet! Probeer dit maar eens, importeer bijvoorbeeld eens je eigen e-mailadres terwijl het al op je lijst staat.
Adressen uploaden en ontdubbelen
Volg deze navigatie:
- Audience (in de zijbalk helemaal links)
- All contacts
- Kijk of je aan het werk bent in het juiste audience (dropdown)
- Ga in het menu midden op de pagina naar Add contacts
- Kies in dit menu voor Import contacts
Adressen importeren
Benodigde tijd: 5 minuten
Mailchimp adressen uploaden en importeren
- Kopiëren en plakken of een csv
Allereerst wil Mailchimp weten hoe je het gaat doen: csv of Excel?
- Kopiëren en plakken
Ik kies ervoor om te kopiëren en te plakken, maar als je een csv hebt gaat het net zo.
- Continue to organize
Na het plakken klik je op de knop: Continue to organize.
- Groepen
Nu vraagt Mailchimp of de adressen in een groep geplaatst moet worden. Als je dat wilt moet je het vakje van de groeptitel aanvinken. De groepen die onder je groeptitel hangen zie je pas als je een groeptitel aanvinkt. Dus als je groepen gebruikt, vink dan een groeptitel aan en plaats je adressen in de juiste groep.
- Update any existing contacts
Vink aan: Update any existing contacts.
Bij Mailchimp kan elk e-mailadres maar 1 keer in een Audience staan. Als je dit vakje niet aanvinkt en je probeert een adres te uploaden dat al in het Audience staat, dan krijg je een foutmelding. Als je dit vakje wel aanvinkt dan wordt het bestaande adres bijgewerkt met nieuwe informatie.
- Continue to tag
Klik op de knop: Continue to tag
- Tags toevoegen
Op de volgende pagina kun je tags toevoegen en eventueel aanmaken.
Rechts zie je een aantal suggesties staan.
Links kun je tags zoeken die je eerder hebt aangemaakt. Je zoekt een tag door te beginnen met typen en dan komt hij vanzelf naar boven. En op deze manier kun je ook een nieuwe tag aanmaken.
- Continue to match
En dan ga je de kolommen matchen aan de velden in je Mailchimp Audience. Dit moet je heel zorgvuldig doen.
Hier kun je zien dat Mailchimp het e-mailadres herkend heeft als een e-mailadres, maar van de rest van de kolommen begrijpt hij niets. Hij heeft niet herkend wat er in die kolommen zit. Klik dan het potloodje aan en match de kolom.
- Finalize import
Daarna klik je op Finalize import. Controleer heel goed wat je gedaan hebt.
Adressen ontdubbelen
Het is uitgesloten dat je dubbele adressen op je lijst krijgt als je maar zorgt dat je al je adressen op één lijst plaatst:
- een nieuw adres komt er gewoon bij
- en een bestaand adres werkt Mailchimp bij of je krijgt een foutmelding, maar het wordt nooit een dubbel adres.
Soms zijn er problemen met je account waardoor je geen adressen kunt uploaden, daar kom ik verderop in dit artikel op terug. Als er zoiets aan de hand is in jouw account, dan heb je ook met Mailchimp Omnivore te maken. En Omnivore kan ook de verzending blokkeren.
Import history
Nadat je de adressen geïmporteerd hebt, kun je bij de import history zien wat er precies gebeurd is. Het is zinvol daar even naar te kijken, voor het geval er adressen zijn die niet geïmporteerd konden worden. De import history vind je als volgt:
- Klik aan: Audience
- View contacts
- Open nu het menu Manage Contacts (dat staat ongeveer midden op de pagina).
- Kies hier voor Import history.
Als je daadwerkelijk adressen hebt toegevoegd dat staan er bij je upload 2 knoppen:
- Undo
- View
Met de knop Undo kun je de hele import weer ongedaan maken. Dat kan handig zijn als je een fout hebt gemaakt of als je ineens een waarschuwing ziet van Mailchimp Omnivore. En met de knop View kun je zien welke adressen je geïmporteerd hebt.
Als deze import niet werkelijk iets veranderd heeft in je lijst, dan staat er geen knop Undo want dan is er niets om ongedaan te maken.
Wat vind je na het uploaden bij de import history
Bij Import history kunnen nog een aantal zaken staan. Let op: dit kan, maar dat hoeft niet.
Als je direct nadat je geïmporteerd hebt hier even gaat kijken, dan staan er aanklikbare links onder die adressen waar iets mee is en dan kun je dus kijken wat ermee aan de hand is. Direct doen, want na 24 uur zijn die links niet meer aanklikbaar en kun je dus veel minder zien.
Aantal adressen
Je ziet het aantal adressen dat is toegevoegd of bijgewerkt. Omdat hier ook bijgewerkte adressen staan, kan dit aantal afwijken van het aantal dat je ziet als je klikt op “View”.
Import errors
Dat zijn fouten. Je krijgt heel veel errors als je niet aangeeft dat Mailchimp bestaande adressen moet bijwerken. Maar je kunt ook errors krijgen doordat er spaties in je bestand staan achter de adressen.
Adressen die niet geïmporteerd konden worden
Misschien zie je ook een aantal adressen met de boodschap erbij: “were already in your audience and couldn’t be imported”.
Dat zijn niet de adressen die al in je lijst waren en die zijn bijgewerkt, het zijn adressen van mensen die eerder hebben uitgeschreven of het zijn adressen die eerder een bounce gegeven hebben. Uitgeschreven adressen en adressen die eerder een bounce gegeven hebben kun je niet meer importeren. En dit kunnen ook adressen zijn waarvan Mailchimp weet dat het spamvallen zijn doordat ze zich op lijsten van anderen zo gedragen hebben.
Invalid adressen en role based adressen
Dit zijn adressen die je niet kunt importeren, maar je kunt ze wel handmatig toevoegen. Het zijn bijvoorbeeld adressen waar een spelfout in staat (“hotnail” i.p.v. “hotmail” o.i.d. of adressen die geen duidelijke eigenaar hebben: info@, contact@, webmaster@ etc.
Adressen ontdubbelen
Het is natuurlijk wel handig dat Mailchimp de adressen voor je ontdubbelt, maar doordat hij je achteraf alleen vertelt hoeveel adressen er zijn toegevoegd of bijgewerkt, kun je de aantallen niet controleren. Hierdoor zou je kunnen denken dat er adressen zijn zoekgeraakt, terwijl ze in werkelijkheid al op je lijst stonden en dus niet toegevoegd hoefden te worden.
Terug naar het begin:
Moet je iets doen om adressen te ontdubbelen?
Het antwoord is:
- als je één lijst gebruikt hoef je daar niets voor te doen
- als je meer dan één lijst gebruikt kun je niet voorkomen dat hetzelfde adres op meerdere lijsten voorkomt
Probleem: je kunt geen adressen uploaden
Je wilde je audience even herordenen en de adressen nakijken. Daarom heb je de lijst geëxporteerd en alle adressen gedeletet. En nu wil je de opgeschoonde lijst weer uploaden en dat lukt niet. Er is verder niets bijzonders aan de hand. Je ziet geen roze balk met een bericht van Mailchimp Omnivore. Let er goed op of je een roze balk met een bericht van Omnivore ziet, want dat is een heel ander probleem dan ik hier beschrijf.
Beveiliging van Mailchimp
Het is tamelijk dramatisch wat je hebt gedaan, want de hele geschiedenis van je adressen zit in het Audience opgeslagen. De geschiedenis bestaat uit opens en clicks, maar ook uit bounces, afmeldingen etc. En nu is alles weg.
Maar Mailchimp heeft beveiliging. Je kunt in Mailchimp adressen verwijderen door ze te archiveren of door ze permanent te deleten. En als je gekozen hebt om ze permanent te deleten, dan krijg je die adressen nooit meer in je lijst. Dit is om te voorkomen dat je per ongeluk adressen gaat uploaden van mensen die gebruik hebben gemaakt van hun recht om vergeten te worden.
Archive
Als je de adressen tijdelijk uit de lijst wilt halen om je lijst op te schonen of te herordenen, dan doe je dat sowieso al niet op de handigste manier. Het is beter om segmenten te maken.
Maar vooruit, als jij je lijst ergens anders wilt herordenen en dan wat er van over is opnieuw wilt uploaden, dan kan dat wel. Maar dan is het essentieel dat je de adressen niet verwijdert (delete) maar naar het archief stuurt. Als je alle adressen naar het archief stuurt en ze dan weer gaat uploaden, dan komen ze vanzelf weer uit het archief als je de lijst opnieuw importeert.
Permanently delete
Maar als je gekozen hebt voor “permanently delete” dan heb je de functie gebruikt die eigenlijk bedoeld is om te gebruiken als je abonnee vergeten wil worden.
En het adres van een abonnee dat je hebt verwijderd omdat je abonnee vergeten wil worden, mag je beslist nooit meer uploaden. Ook niet per ongeluk. Daarom zorgt Mailchimp dat dit niet kan. Als je een adres verwijderd hebt met de functie “permanently delete” dan krijg je dat adres nooit meer in het Audience.
Hoe je dit repareert
Maar nu: jij hebt dit gedaan met een heel andere bedoeling en je wilt je adressen weer in je lijst zeggen. Dat kan niet. Dit is niet te repareren. Je kunt deze adressen met geen mogelijkheid weer in je lijst krijgen. Maar je kunt ze wel in een nieuwe lijst zetten.
Mailchimp heeft een limiet gesteld aan het aantal audiences dat je mag hebben, dus misschien heb je niet de ruimte om een nieuwe lijst te maken. In dat geval moet je die oude lijst weggooien. Want dan heb je weer ruimte om een nieuwe lijst te maken.
Maar als je een lijst weggooit, dan moet je wel goed nadenken over de instroom in die lijst. Want alle formulieren die op deze lijst instromen zullen niet meer werken. Je moet daarom alle plaatsen waar mensen kunnen inschrijven en de formulieren die erbij horen nalopen en de formulieren aan je nieuwe Audience koppelen.
Meerdere audiences
Gebruik jij meerdere lijsten? Dan heb je mogelijk dubbele adressen in je account staan en dan betaal je mogelijk iedere maand meer dan nodig is. Je kunt je account zo inrichten dat meerdere lijsten niet meer nodig zijn. En dan heb je ook geen upgrade nodig. Ik kan je leren hoe je dit doet en ik kan het ook voor jou in orde maken.
Adressen uploaden en ontdubbelen zodat je alle adressen in hetzelfde audience hebt staan is dus helemaal niet zo moeilijk. Maar je moet wel heel zorgvuldig werken, vooral bij het matchen van de kolommen.
Goede uitleg, maar… stel dat je WEL wilt dat iemand zich kan inschrijven op een lijst waar diegene al op staat..
Mijn dilemma is als volgt: ik heb een site met daarop een weggever en een lijst om aan te melden voor de nieuwsbrief. Beide komen in dezelfde list te staan, maar met een eigen kenmerk. Als iemand al op de lijst staat voor de nieuwsbrief en daarna besluit om de weggever te downloaden krijgt deze nu een foutmeling omdat het emailadres al bestaat. Hoe los ik dat op?
Hallo Rienke,
Dan moet je met groepen werken. Via een plugin op je website kun je bestaande abonnees laten instromen in een groep. Dat kan bijvoorbeeld met MC4WP of met MailMunch. Je kunt dan de weggever in een groep zetten en daar een custom workflow aan koppelen die getriggerd wordt door het instromen in de groep.
Als dit lastig uit te voeren is dan kan het handig zijn te weten dat voor dergelijke problemen persoonlijke minicursussen van een uur geef die je per Skype kunt volgen.