Dynamisch archief

Dynamisch archief

Waarom een dynamisch archief

Hoe je het maakt

Dynamisch archief maken

Aan de slag

Zet de tijdschriftencassettes op het tafeltje of op de kastplank, met de open kant naar je toe. En bedenk een aantal rubrieken waaronder je de papieren tijdelijk wilt opbergen, bijvoorbeeld:

• bedrijfsadministratie
• privé-administratie
• klanten (als groep in één rubriek, of je maakt voor iedere klant een aparte rubriek)

De rubrieken die je gekozen hebt schrijf je op stickers en die stickers plak je op de tijdschriftencassettes, aan de open kant. Etiketteer één tijdschriftencassette met het etiket actueel.

Dynamisch archief

Archief inrichten en bijwerken

Papieren opruimen

Nu pak je de berg papieren, de insteekhoesjes en de post-it blaadjes.

Papieren die bij elkaar horen, berg je bij elkaar op in een insteekhoesje. Je plakt er aan de achterkant een post-it blaadje op met daarop geschreven:

• boven: de uiterste datum waarop dit verwerkt moet zijn
• daaronder: een korte samenvatting van de inhoud
• en daaronder: wat er mee gedaan moet worden

Als je dit gedaan hebt, dan is je dynamische archief een feit.

Archief bijwerken

Eens per week, voordat het weekend begint, werk je je dynamische archief bij. Je loopt alle cassettes even door en alles wat beslist de komende week verwerkt moet zijn, zet je in de cassette met het etiket actueel.

Dynamisch archief

Tijdbesparing

Tijdbesparing

Misschien denk je dat je geen tijd hebt om dit allemaal te gaan doen.

Een berg papieren zonder systeem is echter een tijdverslinder. Ga maar eens na hoeveel tijd je telkens opnieuw kwijt bent met iets te zoeken in die berg.

Daarom is het opzetten en bijhouden van een dynamisch archief de tijd die je hiervoor nodig hebt meer dan waard.

Dynamisch archief

Té druk

Dynamisch archief

Een simpel voorbeeld

Misschien houd je voor je marketing een blog bij en verstuur je een nieuwsbrief. De meeste mensen die dit doen, zijn daar meer tijd aan kwijt dan nodig is doordat ze dubbel werk doen. Want als je het blog geschreven hebt, dan kun je het maken van de nieuwsbrief automatiseren.

Maar om deze tijdbesparing te kunnen bedenken, moet je eerst weten dat het mogelijk is. En dat wis je waarschijnlijk niet. En mogelijk heb je ook nog bezwaren omdat je denkt dat het niet mooit is of andere bezwaren. Daarom kan het zinvol zijn om eens met iemand te praten over het automatiseren van zaken die mede veroorzaken dat je het te druk hebt.

Hier kun je meer vinden over time management en de ins en outs van een klein bedrijf runnen. Ik ben een erkende Get Clients Now!™ facilitator en ik kan je helpen met klanten krijgen op een manier die niet verschrikkelijk veel tijd kost. En met deze manier weet je ook precies wanneer je genoeg gedaan hebt voor vandaag.

En dat is belangrijk: dat je snapt hoe marketing werkt en dat je weet wanneer je werk voor vandaag klaar is. In het vertrouwen dat die klanten echt al onderweg zijn.