dynamisch archief

Dynamisch archief

Geschatte leestijd: 5 minuten

Dynamisch archief

Een dynamisch archief is een geordend systeem waarin je papieren opbergt die je nog nodig hebt en die je snel terug moet kunnen vinden.

In dit artikel: waarom je een dynamisch archief precies nodig hebt, hoe je het opzet en waarom een dynamisch archief je tijd gaat besparen.

Dynamisch archief

Waarom een dynamisch archief

Waarom een dynamisch archief

Als zelfstandige zonder personeel doe je alles zelf. Er kan hierdoor gemakkelijk een berg  papieren ontstaan waar je nog “iets mee moet”. Hoe je een berg papieren waar je nog “iets mee moet” onder controle kunt houden, kun je hier lezen.

Een opgeruimde berg papieren waar je nog iets mee moet, heet een dynamisch archief.

In een goed dynamisch archief kun je alles snel terugvinden, bijvoorbeeld tijdens een telefoongesprek. En een goed dynamisch archief schept duidelijkheid aan welk werk je prioriteit moet geven. Je kunt een dynamisch archief heel gemakkelijk opzetten.

Hoe je het maakt

Dynamisch archief maken

Benodigdheden

Aan de slag

Zet de tijdschriftencassettes op het tafeltje of op de kastplank, met de open kant naar je toe. En bedenk een aantal rubrieken waaronder je de papieren tijdelijk wilt opbergen, bijvoorbeeld:

  • bedrijfsadministratie
  • privé-administratie
  • klanten (als groep in één rubriek, of je maakt voor iedere klant een aparte rubriek)

De rubrieken die je gekozen hebt schrijf je op stickers en die stickers plak je op de tijdschriftencassettes, aan de open kant. Etiketteer één tijdschriftencassette met het etiket actueel.

Dynamisch archief

Archief inrichten en bijwerken

Papieren opruimen

Nu pak je de berg papieren, de insteekhoesjes en de post-it blaadjes.

Papieren die bij elkaar horen, berg je bij elkaar op in een insteekhoesje. Je plakt er aan de achterkant een post-it blaadje op met daarop geschreven:

  • boven: de uiterste datum waarop dit verwerkt moet zijn
  • daaronder: een korte samenvatting van de inhoud
  • en daaronder: wat er mee gedaan moet worden

Als je dit gedaan hebt, dan is je dynamische archief een feit.

Archief bijwerken

Eens per week, voordat het weekend begint, werk je je dynamische archief bij. Je loopt alle cassettes even door en alles wat beslist de komende week verwerkt moet zijn, zet je in de cassette met het etiket actueel.

Dynamisch archief

Tijdbesparing

Tijdbesparing

Misschien denk je dat je geen tijd hebt om dit allemaal te gaan doen.

Een berg papieren zonder systeem is echter een tijdverslinder. Ga maar eens na hoeveel tijd je telkens opnieuw kwijt bent met iets te zoeken in die berg.

Daarom is het opzetten en bijhouden van een dynamisch archief de tijd die je hiervoor nodig hebt meer dan waard.

Dynamisch archief

Té druk

Als je het gevoel hebt dat je het té druk hebt om tijd uit te trekken om je werkplek zo in te richten dat je er weg in weet, dan heb je eigenlijk hulp nodig. Een mogelijke oplossing is het inhuren van een virtueel assistent aan wie je een deel van je werk kunt overdragen.

Maar als je daar nog niet aan toe bent, dan kun je ook tijdelijk iemand inhuren om eens te kijken welke taken je kunt automatiseren en welke taken je efficiënter zou kunnen doen zodat ze je minder tijd kosten. En misschien moet je ook nieuwe gewoonten aanleren. Of lees er eens een boek over. Bijvoorbeeld over hoe je je persoonlijke efficiency kunt verbeteren.

Hierbij wil ik niet zeggen dat je nu inefficient werkt want dat weet ik helemaal niet. Maar er is altijd wel iets te verbeteren en te druk is gewoon niet gezond.

claudia van wezel waarom een virtueel assistent nemen

Waarom een virtueel assistent nemen?

Ja, waarom zou je een virtueel assistent nemen? Als je werkt als zelfstandige merk je vaak dat je aan je eigenlijke taken niet voldoende toekomt vanwege die 1001 kleine dingetjes die steeds “ook nog” moeten gebeuren. En al die dingetjes nemen samen heel veel tijd. En soms is het ook gewoon fijn als je een …

Waarom een virtueel assistent nemen? Lees verder »

claudia van wezel waarom een virtueel assistent nemen

Werkzaamheden stroomlijnen

Judith heeft voor mij onder meer een cursusmap samengesteld en geredigeerd en mij geholpen werkzaamheden verder te stroomlijnen. Zij is doortastend en initiatiefrijk. Door haar plezierige manier van meedenken is het zeer prettig met haar samen te werken. Zoekt u ook een “virtuele secretaresse”? Ik beveel u Judith van harte aan! Belangrijkste kwaliteiten: Fantastische resultaten …

Werkzaamheden stroomlijnen Lees verder »

surveymonkey

Monkey Survey Enquête

Om een goed beeld te krijgen van wat er bij onze klanten leeft en waar er nog verbeteringen mogelijk zijn hadden we het idee opgevat om Monkey Survey in te zetten als tool. Alleen had niemand ervaring met de tool en het gebruik. Gelukkig was Judith bereid ons te helpen! Samen hebben we de enquête …

Monkey Survey Enquête Lees verder »

review van een vrouw

Is een virtueel assistent nuttig

Is een virtueel assistent nuttig? Die vraag stelde ik mijzelf laatst, toen ik het met iemand had over het vragen van hulp bij het maken van een website, en in mijn geval zou ik het beantwoorden met een volmondig “ja”. Corine Gorter, Dicht Kunst en Corine’s Colors

Hubert Haenen waar Hubert zijn VA voor inzet

Waar Hubert zijn VA voor inzet

De meeste mensen denken dat je een techneut nodig hebt om je website op orde te houden. Zo dacht ik vroeger ook. Maar nu weet ik wel beter. Je hebt een VA nodig, een virtueel assistent, die gewoon de dagelijkse kleine klussen kan opknappen zoals het netjes plaatsen van content, foto’s en blogs op een …

Waar Hubert zijn VA voor inzet Lees verder »

claudia van wezel waarom een virtueel assistent nemen

Tot volle tevredenheid

Ik houd mij graag bezig met de inhoud van mijn werk als natuurgeneeskundig therapeut: mensen helpen met een gezonde(re) leefstijl. Maar in de wirwar van gezondheidszorg is het voor de klant steeds moeilijker om iemand te vinden die bij je past. Men moet weten wat je aanbod precies is: wat ze bij je kunnen “halen”. …

Tot volle tevredenheid Lees verder »

claudia van wezel waarom een virtueel assistent nemen

Zoek je een top VA?

Ik heb zeer goede ervaringen met Judith de Vries VA. Claudia van Wezel, Praktijk de Groeisprong. Dit heeft Claudia zomaar spontaan gepubliceerd op LinkedIn en ze heeft me ook toestemming gegeven het over te nemen op mijn website. En ik ben in mijn nopjes met haar tevredenheid en nog blijer dat ze het van de …

Zoek je een top VA? Lees verder »

Dynamisch archief

Een simpel voorbeeld

Misschien houd je voor je marketing een blog bij en verstuur je een nieuwsbrief. De meeste mensen die dit doen, zijn daar meer tijd aan kwijt dan nodig is doordat ze dubbel werk doen. Want als je het blog geschreven hebt, dan kun je het maken van de nieuwsbrief automatiseren.

Maar om deze tijdbesparing te kunnen bedenken, moet je eerst weten dat het mogelijk is. En dat wis je waarschijnlijk niet. En mogelijk heb je ook nog bezwaren omdat je denkt dat het niet mooit is of andere bezwaren. Daarom kan het zinvol zijn om eens met iemand te praten over het automatiseren van zaken die mede veroorzaken dat je het te druk hebt.

Hier kun je meer vinden over time management en de ins en outs van een klein bedrijf runnen. Ik ben een erkende Get Clients Now!™ facilitator en ik kan je helpen met klanten krijgen op een manier die niet verschrikkelijk veel tijd kost. En met deze manier weet je ook precies wanneer je genoeg gedaan hebt voor vandaag.

En dat is belangrijk: dat je snapt hoe marketing werkt en dat je weet wanneer je werk voor vandaag klaar is. In het vertrouwen dat die klanten echt al onderweg zijn.

Marketing voor diensten

Ik stuur regelmatig tips rond over dienstenmarketing. Hier kun je je inschrijven en dan krijg je als eerste 5 makkelijk toepasbare tips om meer klanten te krijgen.

Dynamisch archief: met dank aan Daniel Villeneuve voor de uitgelichte afbeelding.

Gepubliceerd op: 1-3-2015
Voor het laatst bijgewerkt op: 12-4-2022

Ken je iemand voor wie dit interessant is?