Dynamisch archief

Een dynamisch archief is een geordend systeem waarin je papieren opbergt die je nog nodig hebt en die je snel terug moet kunnen vinden.

In dit artikel: waarom je een dynamisch archief precies nodig hebt, hoe je het opzet en waarom een dynamisch archief je tijd gaat besparen.

Waarom een dynamisch archief

Als zelfstandige zonder personeel doe je alles zelf. Er kan hierdoor gemakkelijk een berg  papieren ontstaan waar je nog “iets mee moet”. Hoe je een berg papieren waar je nog “iets mee moet” onder controle kunt houden, kun je hier lezen.

Een opgeruimde berg papieren waar je nog iets mee moet, heet een dynamisch archief.

In een goed dynamisch archief kun je alles snel terugvinden, bijvoorbeeld tijdens een telefoongesprek. En een goed dynamisch archief schept duidelijkheid aan welk werk je prioriteit moet geven. Je kunt een dynamisch archief heel gemakkelijk opzetten.

Benodigdheden

• Een aantal tijdschriftencassettes
• Etiketten
• Een stapeltje insteekhoesjes (aan twee kanten open)
• Een blokje post-it blaadjes (neem ze niet te klein)
• Een tafeltje of een kastplank

Dynamisch archief maken

Zet de tijdschriftencassettes op het tafeltje of op de kastplank, met de open kant naar je toe. En bedenk een aantal rubrieken waaronder je de papieren tijdelijk wilt opbergen, bijvoorbeeld:

• bedrijfsadministratie
• privé-administratie
• klanten (als groep in één rubriek, of je maakt voor iedere klant een aparte rubriek)

De rubrieken die je gekozen hebt schrijf je op stickers en die stickers plak je op de tijdschriftencassettes, aan de open kant. Etiketteer één tijdschriftencassette met het etiket actueel.

Papieren opruimen

Nu pak je de berg papieren, de insteekhoesjes en de post-it blaadjes.

Papieren die bij elkaar horen, berg je bij elkaar op in een insteekhoesje. Je plakt er aan de achterkant een post-it blaadje op met daarop geschreven:

• boven: de uiterste datum waarop dit verwerkt moet zijn
• daaronder: een korte samenvatting van de inhoud
• en daaronder: wat er mee gedaan moet worden

Als je dit gedaan hebt, dan is je dynamische archief een feit.

Dynamisch archief bijwerken

Eens per week, voordat het weekend begint, werk je je dynamische archief bij. Je loopt alle cassettes even door en alles wat beslist de komende week verwerkt moet zijn, zet je in de cassette met het etiket actueel.

Tijdbesparing

Misschien denk je dat je geen tijd hebt om dit allemaal te gaan doen.

Een berg papieren zonder systeem is echter een tijdverslinder. Ga maar eens na hoeveel tijd je telkens opnieuw kwijt bent met iets te zoeken in die berg.

Daarom is het opzetten en bijhouden van een dynamisch archief de tijd die je hiervoor nodig hebt meer dan waard.

Té druk

Als je het gevoel hebt dat je het té druk hebt om tijd uit te trekken om je werkplek zo in te richten dat je er weg in weet, dan heb je eigenlijk hulp nodig. Een mogelijke oplossing is het inhuren van een virtueel assistent aan wie je een deel van je werk kunt overdragen.

Maar als je daar nog niet aan toe bent, dan kun je ook tijdelijk een virtueel assistent inhuren om eens te kijken welke taken je kunt automatiseren en welke taken je efficiënter zou kunnen doen zodat ze je minder tijd kosten.

Een simpel voorbeeld

Misschien houd je voor je marketing een blog bij en verstuur je een nieuwsbrief. De meeste mensen die dit doen, zijn daar meer tijd aan kwijt dan nodig is doordat ze dubbel werk doen. Want als je het blog geschreven hebt, dan kun je het maken van de nieuwsbrief automatiseren.

Maar om deze tijdbesparing te kunnen bedenken, moet je eerst weten dat het mogelijk is. En dat wis je waarschijnlijk niet. Daarom kan het zinvol zijn om een met iemand te praten over het automatiseren van zaken die maken dat je het te druk hebt.

Dynamisch archief: met dank aan Daniel Villeneuve voor de uitgelichte afbeelding.