E-mailadressen van bedrijven in je bestand lijken vaak betrouwbaarder dan ze zijn.

Vaak hoor ik mensen zeggen dat het beter is om niet als afzender van je e-mails het adres info@jouwbedrijf.nl te gebruiken, want dan zou je vaker in de spamfilters komen. Dat is niet zo, het is andersom: info@bedrijfvanjeklant.nl is geen betrouwbaar adres.

E-mailadressen zijn e-mailadressen die gewoonlijk geen duidelijke eigenaar hebben. Je weet wel: info@jouwbedrijf.nl. Deze bedrijfsadressen lijken heel erg betrouwbaar, juist omdat het adressen van bedrijven zijn. Maar deze adressen zijn niet zo betrouwbaar. Het zijn adressen zonder persoon als eigenaar. Het zijn rollen en die rollen worden telkens door andere mensen vervuld.

Role-based e-mailadressen of roles zijn e-mailadressen als:

• info@
• admin@
• contact@
• webmaster@
• secretariaat@

Het zijn adressen die gebaseerd zijn op een functie en die geen duidelijke eigenaar hebben.

Ik heb een info@ adres voor mijn bedrijf en als het goed is heb jij ook een dergelijk adres. Zelfs al gebruik je dat adres niet, toch zul je dat adres hebben. Het is een type adres waar je als bedrijf niet omheen kunt, want iedereen verwacht dat je dit e-mailadres hebt.

Een role-based e-mailadres kan zo vanzelfsprekend zijn dat het gewoon gebruikt kan worden als je een bedrijf wilt mailen. Als je een info@ adres gebruikt weet je zeker dat je e-mail aan zal komen.

Niet alleen jij en ik weten dat ieder bedrijf een info@ adres heeft: mensen die adressen verzamelen om ze te verkopen aan spammers weten ook dat ieder bedrijf een info@ adres heeft. Dat is snel verdiend: voor iedere website kun je snel en gemakkelijk het bijbehorende e-mailadres raden en verkopen.

Daarom zijn role based e-mailadressen van bedrijven op je mailinglijst onbetrouwbare adressen. Omdat deze adressen zo onbetrouwbaar zijn, worden ze bij veel e-mail platforms niet geaccepteerd als je een lijst wil uploaden.

Als je ze handmatig toevoegt accepteren platforms deze adressen vaak wel, maar ook dan zijn het onbetrouwbare adressen. Ook als een dergelijk adres met dubbele opt-in op je lijst komt, is het geen betrouwbaar adres.

Een info@ adres is een algemeen adres en dit algemene adres heeft bij grotere bedrijven geen eigenaar. Personeel blijft tegenwoordig niet eeuwig bij hetzelfde bedrijf werken, dus na een poosje gaat iemand anders het adres beheren. En dat nieuwe personeelslid weet niet dat het bedrijf zich vrijwillig heeft aangemeld en rapporteert je e-mail als spam.

Soms worden e-mails die naar info@ gestuurd zijn doorgestuurd naar een selectie van het personeel. En ook dit kan spammeldingen opleveren.

Spammeldingen zijn heel slecht voor je reputatie als verzender. Toch gebeurt het natuurlijk weleens dat iemand vergeten is dat hij zich heeft aangemeld en je daarom als spammer rapporteert.

Dit mag eens per 25.000 – 50.000 e-mails gebeuren. Als het vaker gebeurt, is er iets niet helemaal in orde met je mailinglijst. Je mailt niet vaak genoeg, de lijst is aangekocht of er is iets anders aan de hand waardoor jouw e-mails meer dan gemiddeld als spam worden aangemerkt.

Maar als je veel info@ adressen op je mailinglijst hebt staan, dan zul je vaker als spammer aangemeld worden. Het ene personeelslid meldt zich aan, het andere personeelslid beweert dat je e-mail spam is.

Het is erg omdat er een feedback loop is voor iedere e-mail die je verstuurt. De servers weten of een e-mail geaccepteerd is of niet. Als e-mails die jij verstuurt regelmatig niet geaccepteerd worden, dan gaan de servers alle e-mails die jij verstuurt preventief in de spamfilters plaatsen.

Dit geldt ook voor e-mails die via een platform verstuurd worden. Daarom heb je er belang bij dat het platform dat jij gebruikt het niet toestaat dat gebruikers info@ adressen uploaden. Het gaat hierbij niet alleen om info@, maar ook om sales@ en andere adressen die niet van een mens zijn maar die gebaseerd zijn op een functie.

Als je role based e-mailadressen van bedrijven wilt uploaden naar Mailchimp of MailerLite dan lukt dat niet. Je kunt ze wel handmatig toevoegen. En je kunt ze natuurlijk ook mailen en uitleggen dat je ze graag wilt mailen, maar liever naar een adres dat van een mens is.

Wat je het beste kunt doen hangt van de situatie af. Als het om iemand gaat die je kent en die je nieuwsbrieven wil ontvangen op een nieuwsbrief@ adres dan is er natuurlijk niets aan de hand. Maar als je het adres niet kent, houd er dan rekening mee dat deze adressen je een berg ellende kunnen bezorgen.

Dit alles lijkt erg vervelend en als je niet beter weet zou je geneigd kunnen zijn op zoek te gaan naar een platform dat dergelijke adressen wel accepteert. Maar voor je dit doet: besef heel goed dat een platform dat het uploaden van role based adressen niet toestaat, in jouw belang handelt. Het is echt heel erg vervelend als je e-mailadres op een zwarte lijst komt te staan.

Misschien gebruik je je eigen info@ adres ook om je aan te melden voor nieuwsbrieven. Het kan dan goed zijn te weten dat je de eigenaars van de mailinglijsten het leven gemakkelijker maakt als je hiervoor een ander adres aanmaakt. Wat vind je van jouwnaam@?

De aflevering van je nieuwsbrief is een voortdurend punt van zorg dat je goed in de gaten moet houden. Als je hierbij problemen ervaart, kan het goed zijn te weten dat je hulp kunt krijgen. Ik heb zelfs een hele rubriek voor je over de aflevering van je nieuwsbrief.

Zowel door Mailchimp als door MailerLite ben ik erkend als e-mail specialist dus ik weet waar ik over praat.