Gedeelde agenda voor samenwerken

Een gedeelde agenda kun je gebruiken om samen te werken. Als je samen aan een project werkt is het belangrijk om een centraal punt te hebben waar je het project in te behappen onderdelen klaar zet. Dit kunnen we doen in Google Agenda. 

Gedeelde agenda

In Google Agenda kunnen we een speciale agenda aanmaken die we met elkaar delen. In een gedeelde agenda kunnen we allebei zien welke taken er gedaan moeten worden en we kunnen er allebei taken aan toevoegen.

Hoe werkt dat

Dat werkt heel simpel: ik maak een agenda aan en jij krijgt een link toegestuurd waar je op moet klikken.

Daarna kun je de gedeelde agenda zien als je naar je eigen Google Agenda gaat. Misschien heb je geen Google Agenda of misschien weet je niet dat je ‘m hebt. Als je een gmail-adres hebt, dan heb je ook een Google agenda, dus ga eens naar Google Agenda terwijl je bent ingelogd in gmail, dan zie je vanzelf hoe deze agenda eruit ziet.

En dan?

Als je op een willekeurige plaats in Google Agenda klikt dan opent er een venster en in dat venster kun je een afspraak plaatsen.

gedeelde agenda afspraak maken

Hierboven heb ik twee pijlen neergezet, naar

  • Privé  Judith
  • Bewerken

Privé Judith

“Privé Judith” is de naam van de agenda waar deze afspraak in komt te staan, tenzij ik daar iets aan doe.

Bij de rechter oranje pijl zie je een klein zwart pijltje staan. Met dat kleine zwarte pijltje kun je een menu openen en dan zie al je agenda’s staan. Kies de naam van de agenda die je met mij deelt en de afspraak of taak komt in de juiste agenda.

Bewerken

De andere pijl wijst naar “Bewerken”. Als je daarop klikt kun je ook een beschrijving invullen

google agenda beschrijving invullen

Van boven naar beneden

Bovenaan zie je staan:

een pijl naar links – opslaan – verwijderen

  • Met de pijl naar links kun je weg van deze pagina, terug naar je agenda.
  • Opslaan doe je het laatste, als je alles ingevuld hebt
  • Verwijderen doe je alleen als je het agendapunt wilt verwijderen
Gebeurtenis zonder titel

Daaronder zie je staan: “Gebeurtenis zonder titel”. Hier kun je beknopt een onderwerp invullen. Kies hiervoor een onderwerp dat we allebei gemakkelijk zullen herkennen.

Datum en tijd

Daaronder staan de datum en de tijd die je wilt reserveren voor de afspraak. De linkerdatum is de begindatum, daarnaast stel je de begintijd in. Vervolgens stel je de eindtijd in en eventueel een einddatum. Dit laatste hoef je alleen te doen als de gebeurtenis meerdere dagen in beslag neemt.

Hele dag en herhalen

Als je “hele dag” aanvinkt dan komt de gebeurtenis als een klein balkje bovenin je agenda te staan.

Als je “herhalen” aanvinkt krijg je de mogelijkheid om een ritme in te stellen. Hier zit een nadeel aan: de beschrijving die je bij de afspraak invult zie je bij iedere herhaling terug.

google agenda herhalen

Locatie – agenda

Je kunt een locatie invullen of gewoon weg laten en je kunt nog een keer controleren of kiezen in welke agenda de afspraak geplaatst moet worden.

Beschrijving

Daaronder kun je een beschrijving invullen. Als we gaan samenwerken met Google Agenda is die beschrijving belangrijk, want als je die niet invult moet ik zelf bedenken wat je met die afspraak wilt en om dit te bedenken heb ik dan alleen de titel.

Bijlage toevoegen

Als dat relevant is kun je een bijlage toevoegen.

Je zou verwachten dat die bijlage gewoon gezien kan worden door de mensen met wie je de agenda deelt, maar dat is niet zo. Je moet er een aparte uitnodiging voor versturen. Dat kun je doen terwijl je de afbeelding op Google Drive zet.

uitnodigen google drive

Dat doe je door op het poppetje te klikken waar de oranje pijl hierboven naar wijst.

Er opent dan een venster.

venster google drive

Je kunt hier een link ophalen die je kunt delen en je kunt aangeven wat de mensen die de link hebben met het bestand mogen doen: bewerken, reageren of weergeven.

Of je nodigt mensen uit en ook dan kun je bepalen wat die mensen met het bestand mogen doen: bewerken, reageren of weergeven.

Afspraakkleur en meldingen

Je agenda heeft standaard een kleur, maar je kunt een afspraak ook een andere kleur geven.

En je kunt instellen dat je een waarschuwing moet krijgen per e-mail of als een popup.

Opslaan

Daarna klik je op “Opslaan”. Dat is de rode button helemaal bovenaan.

En als het goed ik kan die afspraak dan in Google Agenda op mijn pc zien staan. Handig?

Meer artikelen over Gmail kun je hier vinden.

Gedeelde agenda voor samenwerken was last modified: by