Takenlijst in Gmail

Een takenlijst in Gmail is handig als je veel e-mails ontvangt waar dingen in staan die je moet doen.  Je kunt deze e-mails op een takenlijst plaatsen met daarbij een linkje naar de e-mail waar de beschrijving van de taak in staat.

Je begint met je e-mail gewoon te openen en te lezen. Terwijl je e-mail nog open is klik je in het menu op Meer.

Meer is een menu dat je kunt openen en in dat menu kun je kiezen voor Toevoegen aan taken.

toevoegen aan taken

Takenlijst in Gmail

Als je een e-mail toevoegt aan taken dan opent een klein venster waarop de taak komt te staan.

Dat is op deze manier geen duidelijke takenlijst, want er staat niet bij wie de e-mail naar je gestuurd heeft, terwijl dat vaak veel duidelijkheid kan geven.

Die naam kun je toevoegen. Tussen het vakje waar je de taak af kunt vinken en het begin van de e-mail kun je gewoon iets invoegen. Dit kun je doen waar ik de linkerpijl heb neergezet.

voorbeeldlijst

Datum toevoegen

Het is ook fijn als je een datum toe kunt voegen zodat je weet wanneer de taak klaar moet zijn. Bij de rechterpijl zie je een heel klein pijltje staan, als je daarop klikt kun je een datum toevoegen.

Dat kun je doen op dat kleine agenda’tje te klikken.

agenda takenlijst

En je kunt er ook een opmerking bij plaatsen.

Terugvinden

Als je ’s morgens wakker wordt en aan je taken wilt beginnen, dan staat je lijstje al klaar, met de e-mails die je erbij nodig hebt er bijgevoegd.

Je kunt je takenlijst terugvinden door links boven het menu te open onder Gmail. Dat menu vind je boven de button waarmee je een nieuwe e-mail kunt opstellen.

Google takenlijst

Als je dat menu opent kun je kiezen uit contacten en taken. Kies voor taken.

Groot scherm

Als je je takenlijst liever iets groter ziet, klik je op het schuine pijltje.

groot scherm

Nog groter

En je kunt ‘m ook nog groter maken.

takenlijst groot rand

Je krijgt je takenlijst dan op een volledig scherm te zien. Klik vervolgens met je rechtermuisknop en je kunt je ‘m printen.

Meerdere takenlijsten

Een extra mogelijkheid om je taken te organiseren is het maken van meerdere takenlijsten.

Dat kun je doen door op het kleine pijltje te klikken dat je helemaal in de hoek ziet staan:

meerdere takenlijsten

Zodra je daar op klikt zie je staan:

  • lijst vernieuwen
  • naam van lijst wijzigen
  • lijst verwijderen
  • nieuwe lijst

Kies voor nieuwe lijst. Dan opent er een venster waarin je de nieuwe lijst een naam kunt geven.

Taken verplaatsen

Als je dat wilt, kun je je taken dan gaan verplaatsen naar je verschillende lijsten.

Klik eerst op het kleine pijltje dat je ook gebruikt als je een taak een deadline mee wilt geven. Je komt dan in hetzelfde venster als waar je de kalender ziet staan. Een klein stukje naar beneden zie je een dropdownmenu.

taken verplaatsen

Als je dit menu opent zie je al je takenlijsten staan en dan kun je een andere takenlijst aanklikken. Hiermee verplaats je de taak. Je hoeft dit niet op te slaan, als je de taak verplaatst hebt klik je op “terug naar lijs”t en dan ben je klaar.

Meerdere lijsten is met name handig als je een heleboel kleine klusjes hebt. Deze kleine klusjes kun je dan clusteren waardoor je tijd minder versnipperd raakt.

Andere mogelijkheid

Als je Gmail of Gsuite gebruikt én je gebruikt Streak CRM, dan heb je nog een andere mogelijkheid om takenlijsten te maken. Je kunt dan takenlijsten maken in Streak CRM en daar kun je ook een datum aan verbinden. En als die datum nadert dan geeft Streak CRM je een seintje dat je aan de slag moet gaan met die taak. De e-mail is dan niet aan de taak gekoppeld, maar dat is dan geen probleem omdat je alles bewaart in een box waardoor die e-mail gemakkelijk terug te vinden is.

Meer handige ideeën

 

Takenlijst in Gmail was last modified: by

2 reacties op “Takenlijst in Gmail

  1. Hallo Fleur,

    Als je een e-mail rechtstreeks vanuit gmail op je takenlijst zet, dan staat de e-mail er als “verwante e-mail” bij. Of bedoel je iets anders?

  2. Hi Judith, is het mogelijk om een link in je takenlijst te voegen? Wanneer ik een link opsla bij een taak is deze niet klikbaar en moet ik de link kopiëren en plakken; erg omslachtig.

Reacties zijn gesloten.