Toegang tot je mailinglijst is toegang tot je data

Toegang tot je mailinglijst is toegang tot je data. Met het oog op de GDPR of AVG is het zaak eens te kijken welke mensen toegang hebben tot je mailinglijst.

Ik moet vaak iets doen in de Mailchimp accounts van anderen en dan komt het voor dat ik zie dat er aardig wat mensen toegang hebben tot de adressenlijst. En ik vraag me dan soms af waarom zoveel mensen deze toegang nodig hebben.

Als ik dit navraag, dan blijkt het vaak te gaan om mensen die vroeger, ooit, voor de eigenaar van het account gewerkt hebben. Dat is al lang verleden tijd, maar die mensen zijn nooit uit het account verwijderd.

Mailchimp heeft bij de wijziging in het systeem van 15 mei 2019 ook iets gedaan om de hoeveelheid mensen die toegang hebben te verminderen.

Mailchimp

• Ga naar je gebruikersnaam (links onder)
• Open het menu en kies voor Account

Je ziet dan midden op de pagina een menu staan met daarin o.a. Settings.

• Open het menu bij Settings
• En kies voor Users

Hier zie je iedereen staan die toegang tot je account heeft.

MailerLite

• Ga naar je gebruikersnaam (rechts boven) en open het drop-down.
• Kies voor Users en je ziet iedereen die in je account kan.

Andere platforms

Ik ken niet ieder platform voor e-mailmarketing. Maar meestal kun je gebruikers toevoegen die specifieke rollen hebben. Dat betekent dat je zelf kunt bepalen wat ze in je account kunnen doen en wat niet.

Als je niet meer weet of je ooit iemand toegang hebt gegeven en je weet ook niet waar je dat kunt vinden, vraag het dan even aan de support van het platform dat je gebruikt.

Nu moet je beslissen wat er gebeuren moet: hebben die mensen nog toegang nodig of heeft dat geen functie meer.

Toegang is nodig

Als het gaat om mensen die nu nog voor je werken en die regelmatig iets voor je moeten doen, dan is die toegang nodig. In dat geval moet je een verwerkingsovereenkomst met die mensen sluiten. Je kunt hier meer lezen over verwerkingsovereenkomsten. Let op: als iemand in je Mailchimp account ooit een API-verbinding voor je heeft gemaakt, dan moet je die persoon niet uit je account verwijderen want dan werkt die verbinding niet meer.

Toegang is niet meer nodig

Als het helemaal niet meer nodig is dat die persoon toegang tot je account heeft, dan moet je die toegang intrekken. En dan kan het natuurlijk ook nog zijn dat je je wachtwoord hebt gedeeld. Dat is sowieso geen goed idee en ook helemaal niet nodig, dus doe dit niet weer. Voor nu: verander je wachtwoord.

Als je een volgende keer iemand tot je account moet toelaten, doe dat dan alsjeblieft niet meer door je wachtwoord te delen. Door iemand officieel toegang te geven kun je de rechten van die persoon ook aanpassen aan datgene wat die persoon daar moet doen. Controleer dit alsjeblieft want dit is een kleine moeite die je veel ellende kan besparen.

Je zou mensen die iets in je account moeten doen dus een eigen ingang moeten geven zodat je geen wachtwoorden hoeft te versturen. Maar bij Mailchimp kan dat niet meer altijd. De verschillende versies hebben een verschillend maximaal aantal seats ofwel gebruikers. En bij de gratis versie van Mailchimp is dit er eentje.

Dat betekent dat je verder niemand op een veilige manier kunt toelaten. Mij kun je ook bij Mailchimp Free op een veilige manier toegang geven, want ik heb een ingang “binnendoor” waardoor dit je geen “seat” kost.

Ik zal echter zelden toegang nodig hebben, want als je Mailchimp coaching bij me volgt dan hoef ik niet in je account. En als ik onderzoek doe naar de aflevering van je nieuwsbrief, dan hoef ik ook niet in je account.

Bij de gratis versie van MailerLite is het nog erger. Zelfs hun experts kunnen niet als gebruiker toegevoegd worden aan gratis accounts, waardoor je gedwongen bent je wachtwoord te delen als je hulp nodig hebt. Daarom is MailerLite coaching een handige oplossing, want dan doe jij alles zelf en dan hoef ik niet in je account.

Ik ben zowel door Mailchimp als door MailerLite erkend als e-mail specialist en ik kan je dus goed met deze platforms helpen.