Volle mailbox snel leeg

Een volle mailbox: hoe je ‘m leeg krijgt met als resultaat meer overzicht, een betere planning en vooral meer rust! Dit kan met een eenvoudige tool die je in Gmail kunt installeren en die je geen cent kost.

Een volle mailbox heeft een behoorlijk aantal nadelen. Als je een volle mailbox hebt kun je erop rekenen dat belangrijke e-mails waar je nog iets aan moet doen, naar de diepste diepten zakken doordat nieuwe e-mails, die later zijn binnen gekomen, er boven zijn geplaatst.

Toch ontstaat een volle inbox heel gemakkelijk als je meer werk hebt dan je vandaag kunt doen.

Volle mailbox: beslissingen nemen

Als je tijd wilt besparen dan is het belangrijk dat je over ieder papieren document direct een beslissing neemt. En ditzelfde geldt voor iedere e-mail.  Hoe vaker je een stuk papier door je handen laat gaan, hoe meer tijd het je kost. En hoe vaker je over een e-mail moet beslissen of je ‘m nú gaat afhandelen of straks, hoe meer tijd die e-mail je kost.

Daarom is het zaak om direct beslissingen te nemen over inkomende stukken. Het maakt hierbij niet uit of het e-mails of documenten zijn. Deel ze direct in naar prioriteit en geef ze direct een datum mee waarop je ze gaat afhandelen.

Hoe je dit kunt doen met documenten van papier heb ik beschreven in het artikel over een dynamisch archief.

Hieronder kun je lezen hoe je hetzelfde kunt doen met e-mails.

Volle mailbox

E-mails kun je grofweg indelen in 3 soorten:

  • e-mails die je na het lezen direct kunt deleten
  • of e-mails waar je iets over moet vragen zodat je daarna op antwoord moet wachten voor je verder kunt
  • en dan zijn er ook nog opdrachten die je direct kunt afhandelen of die je later gaat afhandelen
Onbelangrijke e-mails

Onbelangrijke e-mails: je leest ze en je zou ze daarna direct kunnen deleten. Doe dit ook, want anders heb je straks een inbox vol met onbelangrijke e-mails. Sluit ze dus niet na het lezen, maar gooi ze direct weg.

E-mails waar je iets over moet vragen

Soms moet je iets vragen over de inhoud van een e-mail. Dan stel je die vraag en daarna staat je e-mail in je inbox, in afwachting van het antwoord.

Die e-mail zou eigenlijk weg moeten uit je inbox, maar dan wel op een manier waardoor je in de gaten kunt houden of het antwoord wel komt.

Dat kan met Streak. Met Streak krijg je een functie in je Gmail inbox waardoor je een dergelijke e-mail een datum mee kunt geven. Als de ander voor die datum reageert, dan zie je die e-mail niet meer. Reageert de ander niet, dan verschijnt die e-mail weer in je inbox op de ingeplande datum.

Hierdoor blijven er geen e-mails in je inbox staan die daar alleen maar staan omdat je op antwoord moet wachten. Zodra je een dergelijke e-mail een datum hebt meegegeven is hij weg uit je inbox. Om onder voorwaarden weer terug te komen.

E-mails met taken of opdrachten er in

Dan heb je natuurlijk echt belangrijke e-mails. Dat zijn de e-mails opdrachten of taken er in. Zaken die je uit moet voeren.

Als je iedere taak die binnen komt direct uitvoert dan kun je een planning van je tijd natuurlijk wel vergeten. Focus kun je dan ook vergeten. Je wordt dan geleefd door je inbox.

Handiger is het als je iedere e-mail met een opdracht die je niet direct gaat uitvoeren, uit je inbox kunt halen en terug kunt laten komen op een tijd waarop je ‘m wel gaat uitvoeren: over een uur, morgen of over 14 dagen.

En dan staat hij ook echt bovenaan in je inbox en niet ergens in de diepste diepten. Met Streak kan dit.

Volle mailbox: snooze

Met Streak krijg je een wekkertje in je inbox en als je dat wekkertje aanklikt kun je een e-mail laten snoozen. Het wekkertje in je inbox geeft je de mogelijkheid om e-mails uit je inbox te verwijderen en op een later tijdstip terug te laten komen.

Uitgestelde verzending

Daarnaast krijg je ook een wekkertje bij je verzendknop. Hiermee kun je de verzending van een e-mail uitstellen. Dat is leuk als je op een minder conventionele tijd aan het werk bent en niet wilt dat je ontvanger dat weet.

Of als je e-mails aan het schrijven bent voor de verjaardagen van je hele familie. Je schrijft ze gewoon op 1 januari en je stelt de verzending uit tot de datum van de verjaardag.

Volle mailbox

Als jij het geen probleem vindt om een eindeloze rij e-mails in je inbox te hebben waar je ooit iets mee zou moeten gaan doen, dan hoef je dit tooltje natuurlijk niet te gebruiken.

En als je het ook geen probleem vindt als belangrijke e-mails naar de diepten van je inbox zakken doordat er andere, minder belangrijke e-mails boven komen te staan, dan hoeft het natuurlijk ook niet.

Maar als je het fijn vindt om overzicht te hebben en te weten wat je nu, op dit moment moet doen en wat je later moet doen, dan kunnen de snooze functie van Streak en de uitgestelde verzendfunctie van Streak je goede diensten bewijzen.

Met Streak kun je een verwerkingsovereenkomst afsluiten. Je moet hier even om vragen.

Lees direct verder: Marketingtijd goed gebruiken.

checklist voor nieuwsbrieven

Checklist voor Mailchimp nieuwsbrieven

Een checklist waardoor het maken van je nieuwsbrieven veel gemakkelijker gaat en je er zeker van kunt zijn dat je niets vergeet voor je op de verzendknop klikt.

In deze checklist noem ik de punten die je beslist moet controleren. En sommige van deze punten zouden wel eens nieuw voor je kunnen zijn.

Je kunt deze checklist hier gratis ophalen.

Volle mailbox snel leeg was last modified: by
Credits

Met dank aan Clker-Free-Vector-Images voor de afbeelding

Volle mailbox snel leeg was last modified: by