Home » Blog » Marketing voor dienstverleners » Volle mailbox snel leeg
volle mailbox snel leeg

Volle mailbox snel leeg

Geschatte leestijd: 5 minuten

Volle mailbox snel leeg

Een volle mailbox heeft een behoorlijk aantal nadelen. Als je een volle mailbox hebt kun je erop rekenen dat belangrijke e-mails waar je nog iets aan moet doen, naar de diepste diepten zakken doordat nieuwe e-mails, die later zijn binnen gekomen, er boven zijn geplaatst.

Toch ontstaat een volle inbox heel gemakkelijk als je meer werk hebt dan je vandaag kunt doen.

Beslissingen nemen

Als je tijd wilt besparen dan is het belangrijk dat je over ieder papieren document direct een beslissing neemt. En ditzelfde geldt voor iedere e-mail.  Hoe vaker je een stuk papier door je handen laat gaan, hoe meer tijd het je kost. En hoe vaker je over een e-mail moet beslissen of je ‘m nú gaat afhandelen of straks, hoe meer tijd die e-mail je kost.

Daarom is het zaak om direct beslissingen te nemen over inkomende stukken. Het maakt hierbij niet uit of het e-mails of documenten zijn. Deel ze direct in naar prioriteit en geef ze direct een datum mee waarop je ze gaat afhandelen.

Hoe je dit kunt doen met documenten van papier heb ik beschreven in het artikel over een dynamisch archief. En lees hieronder hoe je hetzelfde kunt doen met e-mails.

Soorten e-mails

E-mails kun je grofweg indelen in 3 soorten:

  • e-mails die je na het lezen direct kunt deleten
  • of e-mails waar je iets over moet vragen zodat je daarna op antwoord moet wachten voor je verder kunt
  • en dan zijn er ook nog opdrachten die je direct kunt afhandelen of die je later gaat afhandelen

Onbelangrijke e-mails

Onbelangrijke e-mails: je leest ze en je zou ze daarna direct kunnen deleten. Doe dit ook, want anders heb je straks een inbox vol met onbelangrijke e-mails. Sluit ze dus niet na het lezen, maar gooi ze direct weg. En als het om out-of-office replies naar aanleiding van je nieuwsbrief gaat: die kun je bij Mailchimp uitzetten. Doe dat ook.

E-mails waar je iets over moet vragen

Soms moet je iets vragen over de inhoud van een e-mail. Dan stel je die vraag en daarna staat je e-mail in je inbox, in afwachting van het antwoord.

Die e-mail zou eigenlijk weg moeten uit je inbox, maar dan wel op een manier waardoor je in de gaten kunt houden of het antwoord wel komt.

Dat kan met de snooze functie. Je geeft de e-mail direct een nieuwe datum mee. Hij valt in slaap tot het moment dat de snooze functie ‘m weer wekt.

Hierdoor blijven er geen e-mails in je inbox staan die daar alleen maar staan omdat je op antwoord moet wachten. Zodra je een dergelijke e-mail een datum hebt meegegeven is hij weg uit je inbox. Om onder voorwaarden weer terug te komen.

E-mails met taken of opdrachten

Dan heb je natuurlijk echt belangrijke e-mails. Dat zijn de e-mails opdrachten of taken er in. Zaken die je uit moet voeren.

Als je iedere taak die binnen komt direct uitvoert dan kun je een planning van je tijd natuurlijk wel vergeten. Focus kun je dan ook vergeten. Je wordt dan geleefd door je inbox.

Handiger is het als je iedere e-mail met een opdracht die je niet direct gaat uitvoeren, uit je inbox kunt halen en terug kunt laten komen op een tijd waarop je ‘m wel gaat uitvoeren: over een uur, morgen of over 14 dagen.

Reserveer direct tijd in je agenda voor de uitvoering van de taak en laat je e-mail snoozen tot dat moment. Op de gereserveerde tijd waarop je de taak gaat uitvoeren staat je e-mail ook direct bovenaan in je mailbox.

Snoozen

Als jij het geen probleem vindt om een eindeloze rij e-mails in je inbox te hebben waar je ooit iets mee zou moeten gaan doen, dan hoef je dit tooltje natuurlijk niet te gebruiken.

En als je het ook geen probleem vindt als belangrijke e-mails naar de diepten van je mailbox zakken doordat er andere, minder belangrijke e-mails boven komen te staan, dan hoeft het natuurlijk ook niet.

Maar als je het fijn vindt om overzicht te hebben en te weten wat je nu, op dit moment moet doen en wat je later moet doen, dan kan de snooze functie je goede diensten bewijzen.


Er is een marketing systeem speciaal voor dienstverleners. Ik werk er zelf mee en ik vind het zo fantastisch dat ik er facilitator voor geworden ben. En die goede ervaringen die ik heb gun ik jou ook, daarom wil ik het je graag leren.

Hoe werkt online marketing

Online marketing is natuurlijk niet hetzelfde als af en toe iets op social posten. In deze download leg ik je uit hoe online marketing werkt.

En dan weet je ook waarom jouw online marketing niet werkt en daar kun je dan iets aan doen.

Met dank aan Clker-Free-Vector-Images voor de afbeelding

Gepubliceerd op: 1-11-2017
Voor het laatst bijgewerkt op: 8-10-2022

Ken je iemand voor wie dit interessant is?