Volgens de GDPR of AVG moet je mensen die dat vragen inzage geven in de gegevens die je van ze bewaart. Als het om MailChimp gaat dan bewaar je veel meer dan alleen hun voornaam en hun e-mailadres.
Inzage geven in MailChimp
Iedereen die op je nieuwsbrief geabonneerd is kan z’n profiel gewoon zelf bekijken door in de voettekst van je nieuwsbrief te klikken op “update profile” of hoe je dit ook vertaald of benoemd hebt.
Je abonnee komt dan op een pagina waar hij of zijn z’n naam en e-mailadres kan zien en waarop ook de zichtbare groepen die je in je lijst hebt te zien zijn. De abonnee kan deze gegevens op deze pagina ook bijwerken en wijzigen.
Maar er is meer
IP-adres
Maar je bewaart natuurlijk veel meer. Denk hierbij aan de informatie die in de lijst staat, zoals het IP-adres en datum en tijd van inschrijving en bevestiging van de inschrijving.
E-commerce
Als je een connected store hebt ofwel als je een webshop gekoppeld hebt aan MailChimp, dan heb je ook verkoopinformatie in je MailChimp account staan. Een abonnee mag ook vragen om hier inzage in te krijgen.
Gesprekken
Misschien heeft je abonnee een keer gereageerd op je nieuwsbrief. Als je de betaalde versie van MailChimp gebruikt kun je reacties en gesprekken over je nieuwsbrief afhandelen binnen je account. Op zich is dat best handig want alles staat dan netjes bij elkaar. Maar ook hier kan je abonnee inzage in vragen.
Nieuwsbrieven
En je abonnee heeft hopelijk je nieuwsbrieven geopend geklikt op de links. Dat is ook allemaal informatie waar de abonnee inzage in kan vragen.
Inzage geven, AVG functie van MailChimp
MailChimp heeft daarom een AVG functie die het voor jou mogelijk maakt om die gegevens snel en gemakkelijk te verzamelen.
- Klik op de naam van je lijst
- Klik op het vergrootglas
- Vul het e-mailadres van je abonnee in
Nu krijg je een voorbeeld te zien van alle abonnees die je hebt en die aan de zoekterm voldoen. Gebruik daarom bij voorkeur het e-mailadres want dan krijg je direct de juiste abonnee te zien. Maar als het niet anders kan kun je ook zoeken op de voornaam.
Als je het profiel ziet staan klik op je naam van de abonnee of je klikt op de button View Profile.
Profiel van je abonnee
Je komt dan op een pagina waar je het profiel van je abonnee ziet staan. Op die pagina staat ook een button: Actions. Met het kleine pijltje bij die button kun je een menu openen. In dat menu kun je kiezen voor Export.
Als je op Export klikt dan kun je daarna iets anders gaan doen. Na een poosje krijg je een e-mail van MailChimp dat je expert klaar staat. Daar zit een button bij om de export te downloaden.
Als dat niet op deze manier lukt doe dan dit;
- Klik op de naam van je lijst
- Open het menu bij Manage contact
- En kies voor Contact exports
Daar staat een csv-bestand voor je klaar met daarin alles wat je van die abonnee hebt. Je kunt het als zip-bestand downloaden naar je abonnee sturen.
Meerdere lijsten
Als meerdere lijsten gebruikt dan is het mogelijk dat je abonnee meer dan één profiel heeft. In dat geval moet je deze handelingen herhalen voor ieder profiel van je abonnee. En dan stuur je al die bestanden naar je abonnee.
Als je hier hulp bij nodig hebt, lees dan verder bij de MailChimp helpdesk. In de MailChimp handleiding kun je een wegwijzer vinden naar andere tips voor het gebruiken van de software van MailChimp.
Checklist voor nieuwsbrieven
Een checklist waardoor het maken van je nieuwsbrieven veel gemakkelijker gaat en je er zeker van kunt zijn dat je niets vergeet voor je op de verzendknop klikt.
In deze checklist noem ik de punten die je beslist moet controleren. En sommige van deze punten zouden wel eens nieuw voor je kunnen zijn.
Je kunt deze checklist hier gratis ophalen.