Gebruikersrechten in je Mailchimp account

Meerdere gebruikers met eigen rechten

Gebruikersrechten in je Mailchimp account: je kunt meerdere gebruikers in je Mailchimp account hebben en als je je door iemand laat helpen dan is het ook nodig om meerdere gebruikers aan te maken. Dit gaat om veiligheid. Want je kunt de verschillende gebruikers rechten geven die precies passen bij wat ze moeten doen. En daarmee voorkom je toegang tot informatie die je medewerkers niet nodig hebben.

Welke versie van Mailchimp gebruik jij?

Hoeveel gebruikers je in je account mag hebben hangt af van de versie van Mailchimp die je gebruikt:

• Gratis versie: 1 gebruiker
• Legacy versie: zoveel gebruikers als je maar wilt
• Mailchimp Essentials: 3 gebruikers
• Mailchimp Standard: 5 gebruikers
• Premium: zoveel gebruikers als je maar wilt

Over de inhoud van deze verschillende versies kun je meer lezen in het artikel over wat Mailchimp kost¹. Dit gaat over je eigen gebruikers: collega’s en medewerkers. Welke rollen voor jou beschikbaar zijn hangt af van de versie van Mailchimp die je gebruikt.

Als je hulp nodig hebt bij Mailchimp dan kun je me toegang geven op een manier waardoor ik niet als gebruiker mee tel. Dus ook als je gratis versie van Mailchimp hebt, dan kun je me als gebruiker toevoegen zonder dat je hoeft te upgraden.

Aangepaste gebruikersrechten in je Mailchimp account

De nieuwe gebruiker kun je aangepaste rechten geven.

Als je mij tot je account moet toelaten vertel ik je welke rechten ik nodig heb om te kunnen doen wat je wilt dat ik doen.  Dat bespreken we eerst en dan vertel ik je precies welke rechten ik nodig heb. Hieronder kun je lezen wat die rechten precies inhouden.

Heel kort samengevat

• Als iemand nieuwsbrieven verzendklaar moet maken heeft hij rechten van Author nodig. Hij kan de nieuwsbrieven dan niet verzenden.
• Iemand met rechten van manager kan verzenden en lijsten uploaden. Maar geen lijsten downloaden. En hij heeft ook geen toegang tot betaalinformatie.

Gebruikersrechten van admin of beheerder

Als je de eigenaar van het account bent, dan heb je deze rechten ook. Iemand met de rechten van admin of beheerder kan:

In het account

• Gebruikers uitnodigen.
• Toegang intrekken.
• De rechten van een gebruiker wijzigen.
• Eisen dat Google Authenticator gebruikt wordt.
• Betaalinformatie wijzigen.
• Bedrijfsnaam wijzigen.
• API key toevoegen of openen.
• Integraties kiezen.
• MonkeyRewards aan of uitzetten.
• Account exporteren
• Account sluiten

In de audiences

• Audiences zien.
• Audiences downloaden.
• Adressen uploaden.
• Abonnees toevoegen.
• Abonnees verwijderen.
• Segmenten zien.
• Settings wijzigen.

Nieuwsbrieven

• Templates maken of importeren.
• Templates wijzigen.
• Nieuwsbrieven maken.
• Nieuwsbrieven versturen⁷.
• Nieuwsbrieven verwijderen.

Rapporten

• Rapporten zien⁵.
• Statistieken zien.
• Reacties zien.
• Ontvangers zien.

Wat kan een manager in Mailchimp?

Een manager kan heel veel in het account, maar sommige essentiële dingen niet. Denk hierbij aan het wijzigen van de eigenaar van het account, denk aan het downloaden van lijsten of het zien van betaalinformatie. Als je mij inhuurt is dit veel situaties een passende rol.

In het account

• Bedrijfsnaam wijzigen.
• API key toevoegen of openen.
• Integraties managen.
• MonkeyRewards aan- of uitzetten.

In de audiences

• Lijsten zien.
• Adressen uploaden.
• Abonnees toevoegen.
• Abonnees verwijderen.
• Segmenten zien.
• Settings wijzigen.

Nieuwsbrieven

• Templates maken of importeren.
• Templates wijzigen.
• Nieuwsbrieven maken.
• Nieuwsbrieven versturen.
• Nieuwsbrieven verwijderen.

Rapporten

• Rapporten zien.
• Statistieken zien.
• Reacties zien.
• Ontvangers zien.

De rol van manager is de rol die ik gewoonlijk heb als je je e-mailmarketing door mij laat doen.

Rechten van een author

Een author kan niets in het account en niets in de audiences. Een author kan de audiences niet eens zien.

Nieuwsbrieven

• Templates maken of importeren.
• Templates wijzigen.
• Nieuwsbrieven maken.
• Nieuwsbrieven verwijderen.

Rapporten

• Rapporten zien.
• Statistieken zien.

De rol van een viewer

Een viewer kan niets in het account. Hij of zij kan ook niets met de lijsten en met de nieuwsbrieven doen. Een viewer kan uitsluitend de rapporten en statistieken inzien.

Hoe werken de gebruikersrechten in Mailchimp

Als je een nieuwe gebruiker uitnodigt krijgt die nieuwe gebruiker een e-mail van Mailchimp met daarin een uitnodiging. De nieuwe gebruiker kan dan zelf een e-mailadres kiezen dat hij of zij hiervoor gebruiken wil en de nieuwe gebruiker kan zelf een wachtwoord kiezen.

Deze methode is dus veel veiliger dan wanneer je je gebruikersnaam en je wachtwoord per e-mail verstuurt. Het is daarom een goed idee om het op deze manier te toen.

Welke rechten iedere gebruiker heeft is afhankelijk  van het gebruikersniveau. Als je een gebruiker toevoegt moet je daar goed op letten, want voor iedere nieuwe gebruiker staat standaard de rol van Viewer ingesteld. En zoals je in de schema’s hierboven kunt zien kan een Viewer niet zo veel voor je doen.

Gebruiker aan Mailchimp toevoegen

Als je een gebruiker wilt toevoegen, volg dan deze navigatie:

• Ga naar je gebruikersnaam (rechts boven).
• En open met behulp van het kleine pijltje het menu dat je daar vindt.
• Kies voor Account.
• Open het menu bij Settings.
• Kies voor Users.

Hier vind je een knop: Invite a user. Als je daarop klikt zie je een veld waar je het e-mailadres van de nieuwe gebruiker kunt invullen. Daaronder kun je de rechten van de nieuwe gebruiker aanvinken. En nog iets lager kun je een uitnodiging opstellen.

Gebruiker verwijderen

Op dezelfde manier waarop je gebruikers kunt uitnodiging kun je ook gebruikers verwijderen. Alleen de eigenaar van het account kan niet verwijderd worden.

Een gebruiker kun je verwijderen door op Revoke Access te klikken. Het is ook aan te raden dit te doen als een gebruiker niets meer in je account hoeft te doen, want iedere ingang naar je account vergroot het risico dat er een keer onbevoegden in je account komen. Verwijder daarom gebruikers die niets in je account te zoeken hebben.

Maar let op: verwijder nooit iemand uit je account die een verbinding heeft gemaakt met een API key³, want dan werkt die API key niet meer.

Bronnen en verder lezen

• Zelf een merge tag maken
• YouTube video in Mailchimp
• Woorden in hoofdletters en digitale toegankelijkheid

Mailchimp: Manage User Levels in Your Account