Adressen archiveren
Adressen archiveren is vreselijk interessant omdat je hierdoor kosten bespaart. Dit geldt niet alleen voor Mailchimp Free, maar ook voor betaalde versies van Mailchimp als. Want voor elk adres in je account betaal je. Ook als het een uitgeschreven adres is. Maar als je die adressen naar het archief stuurt betaal je er niet voor. Hier lees je hoe het je doet en in welke situaties dit interessant voor je kan zijn. Ga het doen want je bespaart op kosten.
Adressen archiveren in Mailchimp is belangrijk voor alle versies van Mailchimp, met uitzondering van pay-as-you-go. Je hebt pay-as-you-go als je niet per maand betaalt, maar per verzending. En als je de betaalde versie van Mailchimp hebt van voor 15 mei 2019 (legacy versie) dan mag je dit ook vergeten.
Maar als je een nieuwe versie van Mailchimp hebt en je uitgeschreven en non-subscribed adressen nergens voor gebruikt, dan is het essentieel dat je je adressen regelmatig archiveert want anders betaal je meer aan Mailchimp dan nodig is.
Waarom adressen archiveren in Mailchimp
Je moet adressen archiveren omdat Mailchimp je tarief niet meer berekent op basis van het aantal abonnees in je account, maar op basis van het aantal contacten in je account.
Als je niets doet, betaal je dus ook voor uitgeschreven adressen, gecleande adressen en voor non-subscribed adressen. En dan wordt het wel heel erg duur. Mailchimp uitschrijvers verwijderen uit je account scheelt je in de kosten. En je verwijdert ze door ze naar het archief te sturen.
Uiteraard archiveer je alleen de adressen die je niet meer gebruikt. Als je adressen nog wilt gebruiken voor Facebook of Google remarketing advertenties via Mailchimp, dan moet je ze niet archiveren.
Segment maken om adressen te archiveren
Hoe maak je een segment om adressen te archiveren?
Benodigde tijd:
15
Minutes
Spullen:
Verder nodig:
Stappen om adressen te archiveren:
De segmenten vind je in de zijbalk links, onder het kopje “Audience”.
Deze knop vind je rechts boven.
Nu zoek je naar “Email marketing subscription status”. Dit vind je onder het kopje: “Email, SMS & automation activity”.
Standaard staat er nu een labeltje: “Subscribed”. Je moet eerst de uitgeschreven adressen zoeken, daarna kun je de subscribed adressen wegvinken door het kruisje bij het labeltje aan te klikken. Vink “Subscribed” uit en “Unsubscribed” aan. Als je een webshop hebt dan heb je ook non-subscribed adressen. Die kun je ook archiveren, tenzij je ze gebruikt voor gerichte advertenties.
Daarna klik je rechtsboven op de knop “Use segment”. Mailchimp vraagt je om het segment een naam te geven, bijvoorbeeld “Uitgeschreven adressen”. Dit segment blijft bij je segmenten staan, dus een volgende keer hoef je het niet opnieuw te maken.
Als je op de naam van het segment klikt krijg je de adressen te zien die in het segment zitten.
Selectievakjes staan links voor de adressen. Als je ze allemaal wilt selecteren, klik dan het kleine pijltje boven de selectievakjes aan en kies voor “Select All”.
Mailchimp vraagt nu wat je met de adressen wilt doen. Klik aan: Archive”. Er opent dan een pop-up. In deze pop-up typ in je hoofdletters: ARCHIVE.
Bijhouden
Door je niet-ingeschreven contacten (die toch niet kunt mailen) regelmatig te archiveren of te deleten, kun je een upgrade naar een betaalde versie van Mailchimp uitstellen of de kosten van een betaald account niet onnodig laten stijgen.
Wanneer niet archiveren
Als je de adressen wilt gebruiken voor gerichte Facebook advertenties of Google remarketing advertenties via Mailchimp en je daar ook toestemming voor hebt gekregen, dan moet je de adressen niet archiveren. Want dan ga je ze daarvoor gebruiken.
Adressen van mensen die geen toestemming hebben gegeven voor gerichte advertenties kun je uiteraard wel archiveren.
Archiveren automatiseren
Het is natuurlijk wel een beetje vervelend dat je adressen telkens opnieuw handmatig moet archiveren, terwijl een listmanager als Mailchimp nou juist bedoeld is om zaken te automatiseren.
Inmiddels heeft een derde partij een tool gemaakt waarmee je uitgeschreven adressen automatisch kunt archiveren: Unaudience.com. Dat is een integratie die werkt via de API key.
Ik heb deze tool nog niet getest, dus ik kan je niet vertellen of het goed werkt. Omdat deze tool adressen verwerkt, heb ik ook even nagevraagd of ze een data processing agreement aanbieden. Dat doen ze, je vindt ‘m in de voettekst van hun website. Zorg dat je die verwerkingsovereenkomst ook daadwerkelijk afsluit als je deze tool gaat gebruiken.
Inactieve abonnees archiveren
Je kunt ook de kosten van Mailchimp een beetje reduceren door inactieve abonnees te archiveren. Dit kan interessant zijn als je bijna meer moet gaan betalen voor Mailchimp. Dan kun je die extra kosten nog even uitstellen door inactieve abonnees te archiveren zonder dat je ze uitschrijft. En het is altijd veiliger om inactieve adressen te archiveren, want een inactief adres kan zich ontwikkeld hebben tot een spamval.
En als je lijst dan weer een beetje gegroeid is waardoor je sowieso meer moet gaan betalen, dan maakt het niet zoveel meer uit, dus dan haal je die gearchiveerde abonnees gewoon weer uit het archief.
Wat als het gearchiveerde adres opnieuw inschrijft
Iemand met een gearchiveerd adres kan natuurlijk een van je landingspagina’s vinden en dan opnieuw inschrijven. Als zoiets gebeurt is dat geen probleem. Die persoon haalt zichzelf dan uit het archief en krijgt je aanbod gewoon.
En als zo iemand z’n mailbox gaat opschonen en je nieuwsbrieven alsnog opent, dan komt hij ook weer vanzelf uit het archief. Elke verandering zorgt ervoor dat het adres weer uit het archief komt.
Waar staan de gearchiveerde adressen?
- Ga naar Audience (menu helemaal links).
- Kies het Audience waarvan je de adressen uit het archief wil halen (dropdown links).
- Kies in het menu Manage Audience (dropdown helemaal rechts) voor Manage Contacts.
- Open dan het dropdown Manage Contacts in het menu dat midden op de pagina staat.
- En klik aan: View archived contacts
Als je daar gekomen bent dan staat er ook zo’n heel klein pijltje om de adressen te selecteren. Selecteer dan je adressen en klik op de knop Unarchive. Die staat aan de rechterkant van de pagina ergens bovenaan.
Gearchiveerde adressen terughalen gaat niet zo makkelijk als adressen archiveren. Als je adressen archiveert kun je een heel segment tegelijk archiveren. Maar als je ze terug wilt halen kan alleen in kleine plukjes: je kunt alleen de adressen die zichtbaar op de pagina staan selecteren.
Statistieken
Als je de adressen archiveert, dan blijven ze in de statistieken van je nieuwsbrieven staan en je kunt ze eventueel later weer terugzetten.
Adressen deleten: AVG of GDPR
De AVG vraagt van je dat je ook bij uitgeschreven adressen kunt aantonen dat je ze ooit mocht mailen. Door adressen te archiveren kun je dat. Later kun je ze deleten, want ook dat vraagt de AVG van je: wat je niet meer nodig hebt moet weg.
Maar zorg er voor dat je de eerste 5 jaar na verzending de adressen bewaart, want je moet de toestemming tot 5 jaar na verzending aan kunnen tonen.
Terughoudend zijn met deleten
Je moet dus terughoudend zijn met adressen deleten, maar uiteindelijk moet je het wel doen. En dan moet je die adressen eerst terughalen uit het archief. En daar ligt echt een probleem, want bij gearchiveerde adressen kun je niet zien welke adressen je terug moet halen.
Voorlopig heb ik dit opgelost door alle adressen een tag met het jaartal van nu mee te geven voor ik ze archiveer. Dat helpt niet heel veel, want je kunt die tags niet zien als de adressen in het archief zitten. Omdat dit niet echt lekker gaat zou je deze oplossing kunnen overwegen:
- Maak eerst een segment van al je uitgeschreven adressen.
- Geef ze een tag mee voor het jaar waarin de adressen zich hebben uitgeschreven.
- En archiveer ze dan.
Hoe bulk deleten
Na 5 jaar moet je die adressen terughalen en dat kan niet echt gemakkelijk, want je kunt ze niet op een kenmerk terughalen.
Maar je kunt ze wel in plukjes terughalen en dan weggooien wat weg moet. De rest zet je direct weer terug in het archief. Je moet dat niet met alle adressen tegelijk doen, want zodra je ze terughaalt moet je er gelijk weer voor betalen.
Wat je natuurlijk ook kunt doen: bewaar de adressen buiten Mailchimp. Gewoon eerst downloaden en dan deleten. Sla ze op in een bestand, geef dat bestand een jaartal mee en gooi ze weg als dat jaar bereikt is.
Niet helemaal weg
Ook al heb jij ze weggegooid, ze zijn niet helemaal 100% weg. Ze zitten nog in een heel diep archief waar jij ze niet meer uit kunt halen. Maar als je probeert een één van deze adressen opnieuw in te schrijven, dan zul je merken dat dit niet kan. Deze adressen kunnen alleen nog op je mailinglijst komen als mensen zichzelf opnieuw inschrijven met dubbele opt-in.
Bericht van uitschrijvingen
Als je op Mailchimp hebt aangevinkt dat je een berichtje wilt krijgen als iemand zich uitschrijft, dan krijg je ook in deze situatie bericht. Mailchimp vertelt je dan dat iemand zich heeft uitgeschreven met het e-mailadres: @forgotten.mailchimp.com.
Het recht om vergeten te worden
Ben je hier omdat iemand gevraagd heeft om vergeten te worden? Hier kun je lezen hoe je het regelt als iemand vergeten wil worden.
- Archive or unarchive contacts
- Mailchimp upgraden
- Mailchimp contacten gedeletet
- Uitgeschreven adres opnieuw inschrijven
- Mailchimp archiefpagina inrichten
- Maximale aantal contacten bij Mailchimp Free
- Mailchimp is goedkoper dan je denkt
Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd op 13 augustus 2019.
