Adressen archiveren in Mailchimp

Adressen archiveren is vreselijk interessant omdat je hierdoor kosten bespaart. Dit geldt niet alleen voor Mailchimp Free, maar ook voor betaalde versies van Mailchimp. Hier lees je hoe het je doet en in welke situaties dit interessant voor je kan zijn.

Adressen archiveren in Mailchimp is belangrijk voor alle versies van Mailchimp, met uitzondering van pay-as-you-go. Je hebt pay-as-you-go als je niet per maand betaalt, maar per verzending. En als je de betaalde versie van Mailchimp hebt van voor 15 mei 2019 (legacy versie) dan mag je dit ook vergeten.

Maar als je een nieuwe versie van Mailchimp hebt en je uitgeschreven en non-subscribed adressen nergens voor gebruikt, dan is het essentieel dat je je adressen regelmatig archiveert want anders betaal je meer aan Mailchimp dan nodig is.

Waarom adressen archiveren in Mailchimp

Je moet adressen archiveren omdat Mailchimp je tarief niet meer berekent op basis van het aantal abonnees in je account, maar op basis van het aantal contacten in je account.

Als je niets doet, betaal je dus ook voor uitgeschreven adressen, gecleande adressen en voor non-subscribed adressen. En dan wordt het wel heel erg duur. Mailchimp uitschrijvers verwijderen uit je account scheelt je in de kosten. En je verwijdert ze door ze naar het archief te sturen.

Uiteraard archiveer je alleen de adressen die je niet meer gebruikt. Als je adressen nog wilt gebruiken voor Facebook of Google remarketing advertenties via Mailchimp of om een ansichtkaart via Mailchimp te sturen, dan moet je ze niet archiveren.

Hoe adressen archiveren

Ga eerst in de zijbalk naar Segments. Geef daarna je segment een naam. Deze naam is uitsluitend voor intern gebruik, dus als jij begrijpt waar het over gaat dan is het goed.

Bijhouden

Door je niet-ingeschreven contacten (die toch niet kunt mailen) regelmatig te archiveren of te deleten, kun je een upgrade naar een betaalde versie van Mailchimp uitstellen of de kosten van een betaald account niet onnodig laten stijgen.

Wanneer niet

Als je de adressen wilt gebruiken voor gerichte Facebook advertenties of Google remarketing advertenties via Mailchimp en je daar ook toestemming voor hebt gekregen, dan moet je de adressen niet archiveren. Want dan ga je ze daarvoor gebruiken.

Adressen van mensen die geen toestemming hebben gegeven voor gerichte advertenties kun je uiteraard wel archiveren.

Archiveren automatiseren

Het is natuurlijk wel een beetje vervelend dat je adressen telkens opnieuw handmatig moet archiveren, terwijl een listmanager als Mailchimp nou juist bedoeld is om zaken te automatiseren.

Inmiddels heeft een derde partij een tool gemaakt waarmee je uitgeschreven adressen automatisch kunt archiveren: Unaudience. Dat is een integratie die werkt via de API key.

Ik heb deze tool nog niet getest, dus ik kan je niet vertellen of het goed werkt. Omdat deze tool adressen verwerkt, heb ik ook even nagevraagd of ze een data processing agreement aanbieden. Dat doen ze, je vindt ‘m in de voettekst van hun website. Zorg dat je die verwerkingsovereenkomst ook daadwerkelijk afsluit als je deze tool gaat gebruiken. Want je geeft ze toegang tot je data.

Inactieve abonnees archiveren

Je kunt ook de kosten van Mailchimp een beetje reduceren door inactieve abonnees te archiveren. Dit kan interessant zijn als je bijna meer moet gaan betalen voor Mailchimp. Dan kun je die extra kosten nog even uitstellen door inactieve abonnees te archiveren zonder dat je ze uitschrijft. En het is altijd veiliger om inactieve adressen te archiveren, want een inactief adres kan zich ontwikkeld hebben tot een spamval.

En als je lijst dan weer een beetje gegroeid is waardoor je sowieso meer moet gaan betalen, dan maakt het niet zoveel meer uit, dus dan haal je die gearchiveerde abonnees gewoon weer uit het archief.

Wat als het gearchiveerde adres opnieuw inschrijft

Iemand met een gearchiveerd adres kan natuurlijk een van je landingspagina’s vinden en dan opnieuw inschrijven. Als zoiets gebeurt is dat geen probleem. Die persoon haalt zichzelf dan uit het archief en krijgt je aanbod gewoon.

En als zo iemand z’n mailbox gaat opschonen en je nieuwsbrieven alsnog opent, dan komt hij ook weer vanzelf uit het archief. Elke verandering zorgt ervoor dat het adres weer uit het archief komt.

Waar staan de gearchiveerde adressen?

• Ga naar Audience (menu helemaal links).
• Kies het Audience waarvan de adressen uit het archief wilt halen (dropdown links).
• Kies in het menu Manage Audience (dropdown helemaal rechts) voor Manage Contacts.
• Open dan het drowdown Manage Contacts in het menu dat midden op de pagina staat.
• En klik aan: View archived contacts

Als je daar gekomen bent dan staat er ook zo’n heel klein pijltje om de adressen te selecteren. Selecteer dan je adressen en klik op de knop Unarchive. Die staat aan de rechterkant van de pagina ergens bovenaan.

Gearchiveerde adressen terughalen gaat niet zo makkelijk als adressen archiveren. Als je adressen archiveert kun je een heel segment tegelijk archiveren. Maar als je ze terug wilt halen kan alleen in kleine plukjes: je kunt alleen de adressen die zichtbaar op de pagina staan selecteren.

Statistieken

Als je de adressen archiveert, dan blijven ze in de statistieken van je nieuwsbrieven staan en je kunt ze eventueel later weer terugzetten.

Adressen deleten: AVG of GDPR

De AVG vraagt van je dat je ook bij uitgeschreven adressen kunt aantonen dat je ze ooit mocht mailen. Door adressen te archiveren kun je dat. Later kun je ze deleten, want ook dat vraagt de AVG van je: wat je niet meer nodig hebt moet weg.

Maar zorg er voor dat je de eerste 5 jaar na verzending de adressen bewaart, want je moet de toestemming tot 5 jaar na verzending aan kunnen tonen.

Terughoudend zijn met deleten

Je moet dus terughoudend zijn met adressen deleten, maar uiteindelijk moet je het wel doen. En dan moet je die adressen eerst terughalen uit het archief. En daar ligt echt een probleem, want bij gearchiveerde adressen kun je niet zien welke adressen je terug moet halen.

Voorlopig heb ik dit opgelost door alle adressen een tag met het jaartal van nu mee te geven voor ik ze archiveer. Dat helpt niet heel veel, want je kunt die tags niet zien als de adressen in het archief zitten. Omdat dit niet echt lekker gaat zou je deze oplossing kunnen overwegen:

• Maak eerst een segment van al je uitgeschreven adressen.
• Geef ze een tag mee voor het jaar waarin de adressen zich hebben uitgeschreven.
• En archiveer ze dan.

Hoe bulk deleten

Na 5 jaar moet je die adressen terughalen en dat kan niet echt gemakkelijk, want je kunt ze niet op een kenmerk terughalen.

Maar je kunt ze wel in plukjes terughalen en dan weggooien wat weg moet. De rest zet je direct weer terug in het archief. Je moet dat niet met alle adressen tegelijk doen, want zodra je ze terughaalt moet je er gelijk weer voor betalen.

Wat je natuurlijk ook kunt doen: bewaar de adressen buiten Mailchimp. Gewoon eerst downloaden en dan deleten. Sla ze op in een bestand, geef dat bestand een jaartal mee en gooi ze weg als dat jaar bereikt is.

Niet helemaal weg

Ook al heb jij ze weggegooid, ze zijn niet helemaal 100% weg. Ze zitten nog in een heel diep archief waar jij ze niet meer uit kunt halen. Maar als je probeert een één van deze adressen opnieuw in te schrijven, dan zul je merken dat dit niet kan. Deze adressen kunnen alleen nog op je mailinglijst komen als mensen zichzelf opnieuw inschrijven met dubbele opt-in.

Bericht van uitschrijvingen

Als je op Mailchimp hebt aangevinkt dat je een berichtje wilt krijgen als iemand zich uitschrijft, dan krijg je ook in deze situatie bericht. Mailchimp vertelt je dan dat iemand zich heeft uitgeschreven met het e-mailadres: @forgotten.mailchimp.com.

Het recht om vergeten te worden

Ben je hier omdat iemand gevraagd heeft om vergeten te worden? Hier kun je lezen hoe je het regelt als iemand vergeten wil worden.

Ik ben een erkende Mailchimp PRO partner. Als je ondersteuning met Mailchimp wilt, laat het me dan weten.